PAYROLL OUTSOURCING
Μια διεθνής πρακτική που επικρατεί τα τελευταία χρόνια στον εταιρικό κόσμο, είναι η ανάθεση ολόκληρου του κυκλώματος της μισθοδοσίας σε εξωτερικούς συνεργάτες. Οι λόγοι, για τους οποίους συμβαίνει αυτό, είναι λίγο πολύ γνωστοί: εξοικονόμηση χρόνου και χρήματος, εξειδίκευση, συμμόρφωση με τα νέα και συνεχώς μεταβαλλόμενα εργασιακά θέματα, ευελιξία, οργανωτική σταθερότητα, ασφάλεια δεδομένων, ακόμα και μείωση του μεγέθους μιας εταιρείας.
Η διεκπεραίωση της μισθοδοσίας είναι μια χρονοβόρα διαδικασία που κορυφώνεται μέσα στον μήνα μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Απαιτεί τεχνικές γνώσεις και διαρκή ενημέρωση σχετικά με την εκάστοτε εργατική και φορολογική νομοθεσία, αυξάνοντας έτσι τον όγκο εργασίας για το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού, το λογιστήριο ή τις οικονομικές υπηρεσίες.
Περιλαμβάνει μια ευρύτατη γκάμα διαδικασιών, οι οποίες περιλαμβάνουν και εσωτερικές διεργασίες, αλλά και πολύ στενή επαφή με τις αρμόδιες αρχές (ΕΦΚΑ. ΔΟΥ κλπ.). Ξεκινάει με την καταχώρηση των προσωπικών στοιχείων των εργαζομένων, την καταγραφή του είδους της απασχόλησης του προσωπικού, τη σύνταξη συμβάσεων εργασίας, τη διαχείριση των μη χρηματικών παροχών, την έκδοση της μισθοδοσίας, μέχρι και τη δημιουργία αναλυτικών αναφορών για τη διοίκηση.
Σαφώς, για να λειτουργήσει σωστά και έγκαιρα όλο αυτό το σύστημα χρειάζεται η κατάλληλη υποδομή. Αφενός, το απόλυτα εξειδικευμένο στελεχιακό δυναμικό που θα ασχολείται με τις διαδικασίες αυτές και αφετέρου, ένα σύστημα ERP απόλυτα προσαρμοσμένο στις ανάγκες της εκάστοτε επιχείρησης.
Το σημαντικότερο ερώτημα λοιπόν που προκύπτει στο σημείο αυτό είναι, εάν συμφέρει την επιχείρηση να διατηρήσει ή να δημιουργήσει ένα τμήμα μισθοδοσίας εντός (inhouse) ή αν πρέπει να την αναθέσει σε έναν εξωτερικό συνεργάτη. Ας δούμε αναλυτικά τα πλεονεκτήματα της εξωτερικής ανάθεσής μισθοδοσίας.
- Εξοικονόμηση χρόνου: Με την εξωτερική ανάθεση της μισθοδοσίας σε πάροχο, το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού ή το Λογιστήριο (αναλόγως ποιο τμήμα έχει επιφορτιστεί με την έκδοση μισθοδοσίας), θα μπορεί να επικεντρωθεί σε χάραξη εταιρικών στρατηγικών και σε αποφάσεις προσανατολισμένες στον ανθρώπινο παράγοντα.
- Μείωση κόστους: Η μείωση του λειτουργικού κόστους και η καλύτερη αξιοποίηση των ανθρώπινων πόρων, είναι η νούμερο ένα προτεραιότητα σε μια εταιρεία. Με την εξωτερική ανάθεση της υπηρεσίας της μισθοδοσίας, η εταιρεία μπορεί να αποφύγει τα κόστη ενός μηχανογραφικού προγράμματος (ERP) με ό,τι αυτό συνεπάγεται, όπως για παράδειγμα τη συντήρηση και επικαιροποίησή του, την αποθήκευση και διαφύλαξη των δεδομένων, αλλά και τη διαρκή εκπαίδευση του προσωπικού, ώστε να είναι ενημερωμένο σχετικά με τις νέες εξελίξεις στην εργατική νομοθεσία.
- Ευελιξία και οργανωτική σταθερότητα: Καθώς η εταιρεία εξελίσσεται και οι ανάγκες της μεταβάλλονται, η εξωτερική ανάθεση μισθοδοσίας έχει τη δυνατότητα να προσαρμόζεται εύκολα στις εκάστοτε απαιτήσεις. Επιπλέον, η εξωτερική ανάθεση της μισθοδοσίας διασφαλίζει την ομαλή λειτουργία της διαδικασίας έκδοσης, καθώς στην ομάδα μιας εταιρείας προκύπτουν συνεχώς απρόοπτα, όπως παραιτήσεις, ασθένειες, άδειες κλπ.
- Ασφάλεια δεδομένων: Ο εξωτερικός συνεργάτης χρησιμοποιεί δικλίδες ασφαλείας ως προς την ασφάλεια των δεδομένων που διαχειρίζεται και επιπλέον δεν υφίσταται ο κίνδυνος να διαρρεύσουν οι μισθοί μεταξύ των εργαζομένων, κάτι που συντηρεί το αίσθημα της δικαιοσύνης και το καλό εργασιακό περιβάλλον.
- Μείωση μεγέθους εταιρείας: Το συνεχώς μεταβαλλόμενο και ασταθές περιβάλλον, μπορεί να δημιουργήσει την ανάγκη μείωσης του προσωπικού μιας εταιρείας. Με την εξωτερική ανάθεση της μισθοδοσίας δεν υπάρχει λόγος ανησυχίας, καθώς η μισθοδοσία θα τρέχει απρόσκοπτα από τον πάροχο.
Η τάση της αγοράς οδηγεί πλέον σε ένα μοντέλο λειτουργίας επιχειρήσεων, όπου η εξωτερική ανάθεση της μισθοδοσίας θα είναι ο κανόνας.
Στην INGROUP παρέχουμε υπηρεσίες Payroll Outsourcing για πάνω από 20 χρόνια, συνδυάζοντας τις τεχνολογικές εξελίξεις του κλάδου με μια ανθρωποκεντρική προσέγγιση, η οποία κάνει τη διαφορά και είναι αυτή που τελικώς της δίνει αξία.
