Η στελέχωση του προσωπικού για το καλοκαίρι -όπως και κάθε περίοδο- είναι εξίσου σημαντική με τις υπηρεσίες ή το προϊόν που προσφέρει.
Η θερινή περίοδος δημιουργεί, όμως, ιδιαίτερες προκλήσεις, όπως οι αυξημένες άδειες προσωπικού, οι ανάγκες που μεταβάλλονται. Ειδικά σε τομείς όπως ο τουρισμός, η εστίαση και το λιανικό εμπόριο, οι σωστές προσλήψεις μπορούν να καθορίσουν την επιτυχία της σεζόν.
Άρα ποια είναι τα σημεία που θα έπρεπε να προσέχει μια ομάδα HR σε ό,τι αφορά τις εποχιακές προσλήψεις;
1. Προβλέψτε Έγκαιρα τις Εποχιακές Ανάγκες
Ο σωστός σχεδιασμός για την εποχιακή στελέχωση ξεκινά, καταρχάς, με την καλή πρόβλεψη. Για να γίνει μια σωστή πρόβλεψη, θα χρειαστεί να ανατρέξετε στα δεδομένα της προηγούμενης χρονιάς: πωλήσεις, επισκεψιμότητα, αριθμός προσωπικού και ροές εργασίας. Βάσει αυτών των στοιχείων, μπορείτε να εκτιμήσετε τι θα χρειαστείτε φέτος ανά τμήμα.
Επίσης, συνυπολογίστε γεγονότα που μπορεί να επηρεάσουν τη ζήτηση, όπως σχολικές διακοπές, φεστιβάλ ή άλλες τοπικές δραστηριότητες. Συνεργαστείτε στενά με τα τμήματα πωλήσεων και μάρκετινγκ ώστε οι προσλήψεις να ανταποκρίνονται στις εμπορικές ανάγκες. Αν υπάρχουν νέα προϊόντα ή υπηρεσίες ή ακόμα αλλαγές στη λειτουργία, ενσωματώστε τις στις προβλέψεις σας.
Μην ξεχνάτε εξωτερικούς παράγοντες όπως η αύξηση του εσωτερικού τουρισμού ή οι καιρικές συνθήκες που μπορεί να επηρεάσουν τη ζήτηση. Όσο πιο ρεαλιστικά και τεκμηριωμένα είναι τα σενάρια που επεξεργάζεστε, τόσο πιο έτοιμοι θα είστε να τα υλοποιήσετε στην πράξη.
2. Ξεκαθαρίστε Ρόλους και Όρους Συνεργασίας Από Την Αρχή
Από την πρώτη επαφή με τον υποψήφιο, πρέπει να είναι απολύτως σαφές τι περιλαμβάνει ο ρόλος: ποιες είναι οι ώρες, ποια η διάρκεια της συνεργασίας και τι ακριβώς αυτή περιλαμβάνει. Αν η θέση συνεπάγεται βάρδιες τα Σαββατοκύριακα ή εργασία εκτός έδρας, αυτά πρέπει να είναι ξεκάθαρα από την αρχή.
Ασάφειες ή υπεκφυγές συνήθως οδηγούν σε πρόωρες αποχωρήσεις, εντάσεις ή καταγγελίες. Κάθε εποχιακή σύμβαση -όσο σύντομη κι αν είναι- χρειάζεται γραπτή επιβεβαίωση, ώστε να αποφεύγονται παρεξηγήσεις.
Επενδύοντας χρόνο στην αρχή, μειώνετε τον κίνδυνο παρερμηνειών στη συνέχεια – ακόμη και σε περιπτώσεις προσωρινής απασχόλησης.
3. Επιταχύνετε Τη Διαδικασία Πρόσληψης Χωρίς Εκπτώσεις
Η ταχύτητα παίζει καθοριστικό ρόλο στην εποχιακή στελέχωση. Όσο περισσότερο καθυστερείτε, τόσο αυξάνεται η πιθανότητα να χάσετε τους καλύτερους υποψηφίους. Πολλοί επιλέγουν την πρώτη σοβαρή προσφορά που θα τους γίνει – και αυτό σημαίνει ότι πρέπει να είστε έτοιμοι να κινηθείτε γρήγορα.
Αυτό που μπορείτε να κάνετε είναι να μειώσετε τη γραφειοκρατία όπου μπορείτε:
- Αρχικά, αναζητήστε άτομα από προηγούμενες σεζόν ή συνεργασίες με τοπικές σχολές και φορείς κατάρτισης
- Χρησιμοποιήστε ομαδικές συνεντεύξεις ή αυτόματη προεπιλογή βιογραφικών
- Διατηρήστε εφεδρική λίστα με διαθέσιμους υποψηφίους ώστε να καλύπτετε τα κενά σας άμεσα
Φυσικά, γρήγορα δεν σημαίνει πρόχειρα. Μην παραλείψετε βασικά βήματα όπως:
- Έλεγχος δικαιολογητικών
- Υπογραφή σύμβασης
- Έγκαιρη δήλωση στο ΕΡΓΑΝΗ
4. Διασφαλίστε Πλήρη Συμμόρφωση με την Εργατική Νομοθεσία
Η εποχιακή απασχόληση βρίσκεται σταθερά στο μικροσκόπιο των ελεγκτικών μηχανισμών. Συνεπώς, κάθε σύμβαση ορισμένου χρόνου πρέπει να είναι απολύτως συμβατή με τις προβλέψεις του νόμου.
Καμία έναρξη εργασίας δεν πρέπει να γίνεται χωρίς δήλωση στο ΕΡΓΑΝΗ, πλήρη αναγραφή ωραρίων, αποδοχών, διάρκειας σύμβασης και άλλων κρίσιμων παραμέτρων. Τυπικά λάθη ή παραλείψεις δεν αντιμετωπίζονται με επιείκεια και μπορούν να κοστίσουν σε χρόνο και πρόστιμα. Ανανεώστε τη γνώση σας ως προς τις τελευταίες οδηγίες του ΣΕΠΕ και εξασφαλίστε ότι οι διαδικασίες σας είναι ενημερωμένες.
Παράλληλα, δεν πρέπει να υποτιμάτε ειδικές περιπτώσεις όπως η απασχόληση ανηλίκων ή εργαζομένων εκτός ΕΕ, όπου απαιτούνται επιπλέον δικαιολογητικά. Ό,τι ισχύει για τις μόνιμες προσλήψεις, ισχύει και για τις εποχιακές – και οι συνέπειες της μη συμμόρφωσης μπορεί να είναι ακόμη πιο άμεσες.
5. Επενδύστε Σε Γρήγορη Αλλά Στοχευμένη Εκπαίδευση
Ένας εποχιακός υπάλληλος που γνωρίζει τι πρέπει να κάνει από την πρώτη ημέρα είναι κάτι παραπάνω από πολύτιμος. Για να επιταχύνετε τη διαδικασία αυτή, χρησιμοποιήστε πρακτικά εγχειρίδια, λίστες ελέγχου ή και βίντεο εκπαίδευσης.
Αν υπάρχει δυνατότητα, τοποθετήστε έναν έμπειρο εργαζόμενο ως “σημείο αναφοράς” για κάθε νέο μέλος. Η αίσθηση υποστήριξης ενισχύει την προσαρμογή και μειώνει τα λάθη. Η εκπαίδευση, έστω και σύντομη, είναι επένδυση στην ομαλή ροή των επιχειρησιακών δραστηριοτήτων σας όταν η πίεση αυξάνεται.
6. Παρακολουθήστε Στενά Τις Πρώτες Ημέρες
Η απόδοση των εποχιακών υπαλλήλων κρίνεται σχεδόν αμέσως. Συνήθως οι πρώτες 7-10 ημέρες είναι αρκετές για να δείξουν ποιοι προσαρμόζονται, ποιοι συνεργάζονται και ποιοι χρειάζονται περισσότερη υποστήριξη. Φροντίστε να παρακολουθείτε στενά τη συμπεριφορά, την ακρίβεια και τη γενικότερη στάση κάθε νέου εργαζομένου.
Αν εντοπίσετε προβλήματα, φροντίστε να τα επικοινωνήσετε στον εργαζόμενο. Αντίστοιχα, αν δείτε ότι κάποιος δεν “δένει” με την ομάδα ή δεν ανταποκρίνεται, κινηθείτε γρήγορα. Η αντικατάσταση στην αρχή της σεζόν είναι δύσκολη – αλλά πιο εύκολη από το να κρατήσετε έναν ακατάλληλο εργαζόμενο μέχρι το τέλος της σεζόν.
Ένα προληπτικό σύστημα παρακολούθησης σας προστατεύει τόσο από επιχειρησιακά όσο και από νομικά προβλήματα.
7. Δημιουργήστε Μια Δεξαμενή Ταλέντου Για Τις Επόμενες Σεζόν
Η εποχιακή απασχόληση δεν χρειάζεται να ξεκινά από το μηδέν κάθε χρόνο. Αν εντοπίσετε υπαλλήλους που αποδίδουν, συνεργάζονται και τηρούν τους κανόνες, κρατήστε ένα σημείο επαφής μαζί τους.
Καταγράψτε ονόματα, τηλέφωνα, παρατηρήσεις και αποθηκεύστε τα δεδομένα – πάντα ακολουθώντας τα πρότυπα του GDPR. Πριν τη λήξη της σεζόν, μιλήστε μαζί τους – στην περίπτωση που και οι δύο πλευρές έμειναν ευχαριστημένες με τη συνεργασία, αφήστε ανοιχτή την πόρτα για επόμενη συνεργασία.
Την άνοιξη, προσεγγίστε πρώην εποχιακούς με σειρά προτεραιότητας. Όσοι είχαν θετική εμπειρία είναι πολύ πιθανόν να επιστρέψουν και άρα ο χρόνος επανεκπαίδευσης που πιθανόν θα χρειαστεί θα είναι πολύ μικρότερος από μια εκπαίδευση από την αρχή.
Συμπέρασμα
Όταν οι προσλήψεις γίνονται με σχέδιο, ακρίβεια και επαγγελματισμό, κάθε τμήμα της επιχείρησης ωφελείται. Όταν παραβλέπονται βασικά βήματα, τα προβλήματα, αργά ή γρήγορα, θα αρχίσουν να φαίνονται: είτε σε μορφή εσωτερικής πίεσης, είτε ως κακή εμπειρία πελάτη, είτε σε νομικούς ελέγχους.
Οι επιχειρήσεις που βλέπουν την εποχιακή κάλυψη όχι σαν υποχρέωση της στιγμής, αλλά σαν μέρος μιας σταθερής πολιτικής διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, έχουν συνήθως το προβάδισμα. Το HR μπορεί -και οφείλει- να ηγηθεί αυτής της προσπάθειας.
Χρειάζεστε υποστήριξη στη στελέχωση για τη θερινή σεζόν; Επικοινωνήστε σήμερα με την INGROUP.