Πόσο χρόνο χρειάζεται πραγματικά η μετάκληση: αναλυτικό χρονοδιάγραμμα

Ο χρόνος είναι η μεταβλητή που κρίνει μια μετάκληση. Η συχνότερη αιτία καθυστέρησης δεν είναι η απόρριψη του φακέλου, αλλά ο λανθασμένος χρονισμός: επιχειρήσεις που ξεκινούν δύο μήνες πριν από την αιχμή τους διαπιστώνουν ότι οι εργαζόμενοι θα φτάσουν όταν η ανάγκη θα έχει παρέλθει. Χρειάζεται, επομένως, κατανόηση των σταδίων και του ποιος ελέγχει τον χρόνο σε καθένα από αυτά.

Πριν από κάθε μεμονωμένη αίτηση υπάρχει ένας κύκλος που τρέχει σε επίπεδο κράτους. Σύμφωνα με υπουργική απόφαση που δημοσιεύθηκε τον Μάιο του 2026, το τελευταίο τρίμηνο κάθε έτους ο Υπουργός Εργασίας καλεί σε διαβούλευση τη ΔΥΠΑ, τα επιμελητήρια και τους εργοδοτικούς φορείς, προκειμένου να εκτιμηθεί ο αριθμός των θέσεων που θα καλυφθούν με μετάκληση το επόμενο έτος, και στη συνέχεια εκδίδεται η ετήσια Πράξη Υπουργικού Συμβουλίου. Το ανώτατο όριο για το έτος στο οποίο θα υποβάλει αίτηση μια επιχείρηση έχει κλειδώσει μήνες νωρίτερα.

Η εύρεση των ατόμων

Η διαδικασία δεν ξεκινά από τα έγγραφα, ξεκινά από τους ανθρώπους. Πριν συνταχθεί φάκελος, πρέπει να υπάρχουν συγκεκριμένοι υποψήφιοι, με διαβατήριο σε ισχύ και σαφή πρόθεση να έρθουν για τη συγκεκριμένη θέση. Η συνεργασία με εξειδικευμένη εταιρεία καλύπτει ακριβώς αυτό: δίκτυο στις χώρες προέλευσης, προεπιλογή με βάση την ειδικότητα που ζητά ο εργοδότης, επιβεβαίωση των εγγράφων και προετοιμασία του υποψηφίου για όσα ακολουθούν. Το στάδιο διαρκεί έως είκοσι ημέρες κατά μέσον όρο, αναλόγως του αριθμού των ατόμων αλλά και της ειδικότητάς τους.

Η προετοιμασία του φακέλου

Τον φάκελο προετοιμάζει συνήθως η εξειδικευμένη εταιρεία που έχει αναλάβει τη μετάκληση, και είναι το στάδιο που ελέγχεται πλήρως από εμάς. Απαιτούνται σύμβαση εργασίας με θεωρημένο το γνήσιο της υπογραφής, φορολογικά στοιχεία για την εισοδηματική επάρκεια, οι σελίδες ταυτοποίησης του διαβατηρίου, υπεύθυνη δήλωση με την αρμόδια προξενική αρχή και το εξοφλημένο παράβολο. Ένας πλήρης φάκελος συντάσσεται σε λίγες ημέρες. Ο φάκελος που φεύγει σωστά από την πρώτη φορά δεν επιστρέφει, και κάθε επιστροφή προσθέτει εβδομάδες.

Υποβολή και εξέταση

Η αίτηση υποβάλλεται ηλεκτρονικά μέσω της πύλης του Υπουργείου Μετανάστευσης και Ασύλου και χρεώνεται αυτόματα στην αρμόδια υπηρεσία μιας στάσης της Αποκεντρωμένης Διοίκησης στην οποία υπάγεται η επιχείρηση, με βάση τον δήμο της έδρας ή του τόπου παροχής εργασίας. Η υπηρεσία ελέγχει τα δικαιολογητικά και, κρίσιμα, τη διαθεσιμότητα θέσης στη συγκεκριμένη ειδικότητα βάσει της ισχύουσας Πράξης. Ο χρόνος ποικίλει από λίγες ημέρες έως έναν μήνα και εξαρτάται από τον φόρτο της κατά τόπον υπηρεσίας και από την πληρότητα του φακέλου.

Έγκριση και διαβίβαση στο προξενείο

Με την έγκριση, η πράξη μετάκλησης διαβιβάζεται ηλεκτρονικά, μαζί με την υπογεγραμμένη σύμβαση εργασίας, στην αρμόδια ελληνική προξενική αρχή, εκείνη που έχει δηλωθεί στην υπεύθυνη δήλωση του εργοδότη. Το βήμα είναι διοικητικά απλό, αλλά λάθος επιλογή προξενικής αρχής στη δήλωση σημαίνει διόρθωση και καθυστέρηση.

Η εθνική θεώρηση εισόδου

Εδώ ο έλεγχος περνά εκτός Ελλάδας και εντοπίζεται η μεγαλύτερη διακύμανση. Ο εργαζόμενος προσέρχεται στο προξενείο, υπογράφει τη σύμβαση, καταβάλλει το προξενικό τέλος και λαμβάνει την εθνική θεώρηση εισόδου, τη visa τύπου D. Η διάρκεια κυμαίνεται από δύο έως και τέσσερις μήνες, αναλόγως της χώρας και του φόρτου της αρμόδιας αρχής τη συγκεκριμένη στιγμή. Καμία επιχείρηση δεν μπορεί να επιταχύνει αυτό το στάδιο, οφείλει όμως να το προϋπολογίσει.

Άφιξη, άδεια διαμονής και πρόσληψη

Η είσοδος στη χώρα δεν σημαίνει ότι ο εργαζόμενος μπορεί να απασχοληθεί αμέσως. Για να γίνει η πρόσληψη απαιτείται πρώτα να έχει χορηγηθεί η βεβαίωση άδειας διαμονής, αλλά και να εκδοθούν το ΑΦΜ, το ΑΜΚΑ και το ΑΜΑ. Η διαδικασία αυτή χρειάζεται περίπου δύο εβδομάδες. Έπειτα γίνεται η αναγγελία πρόσληψης και υποβάλλεται ψηφιακά η αίτηση για την αρχική χορήγηση της άδειας διαμονής, με τα βιομετρικά δεδομένα να λαμβάνονται δια ζώσης. Οι δύο αυτές εβδομάδες παραλείπονται συχνά από τον υπολογισμό.

Η περίπτωση της εποχικής απασχόλησης

Στην εποχική εργασία η λογική είναι ίδια, αλλά τα περιθώρια στενότερα, καθώς η διαδικασία συνδέεται με συγκεκριμένο χρονικό διάστημα απασχόλησης. Επειδή όλες οι επιχειρήσεις του κλάδου κινούνται στο ίδιο παράθυρο, η συμφόρηση είναι δεδομένη και η διαφορά μερικών εβδομάδων στην υποβολή μπορεί να μεταφραστεί σε διαφορά μηνών στην άφιξη.

Τι καθορίζει τελικά τη διάρκεια;

Τέσσερις παράγοντες εξηγούν σχεδόν όλη τη διαφορά ανάμεσα σε μια γρήγορη και μια αργή μετάκληση: η πληρότητα του φακέλου, ο φόρτος εργασίας της αρμόδιας υπηρεσίας μιας στάσης της Αποκεντρωμένης Διοίκησης, η προξενική αρχή της χώρας προέλευσης και η εποχή. Οι δύο πρώτοι είναι διαχειρίσιμοι με σωστή προετοιμασία. Ο τρίτος δεν επηρεάζεται από την επιχείρηση. Ο τέταρτος είναι απολύτως προβλέψιμος, καθώς οι αιτήσεις συσσωρεύονται πάντα στις ίδιες περιόδους. Αν υπάρχει ένας κανόνας, είναι ο εξής: ο σχεδιασμός δεν ξεκινά από την ημερομηνία υποβολής, αλλά από την ημερομηνία που χρειάζεστε τον άνθρωπο στη θέση του, και από εκεί μετράτε προς τα πίσω.

Επικοινωνήστε με την INGROUP για να εξετάσουμε μαζί τις ανάγκες στελέχωσης της επιχείρησής σας και τις διαθέσιμες επιλογές.